Ohne Datenverlust: Excel-Duplikate finden, markieren und entfernen

Filtern blendet aus, Entfernen löscht

Microsoft unterscheidet zwei ähnliche Aufgaben mit einem entscheidenden Unterschied: Beim Filtern nach eindeutigen Werten werden Duplikate nur vorübergehend ausgeblendet. Beim Entfernen werden sie dauerhaft gelöscht. Microsoft empfiehlt deshalb, zuerst zu filtern oder bedingt zu formatieren, um zu sehen, ob das Ergebnis stimmt.

Schritt 1: Duplikate farbig markieren

1. Die Zellen auswählen, die geprüft werden sollen.
2. Auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ den Pfeil bei „Bedingte Formatierung“ anklicken.
3. „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ → „Doppelte Werte“ wählen.
4. Ein Format festlegen und bestätigen.

Schritt 2: Eindeutige Werte filtern

1. Den Zellbereich markieren oder eine Zelle in der Tabelle anklicken.
2. „Daten“ → „Erweitert“ wählen (Gruppe „Sortieren und Filtern“).
3. Entweder „Liste an Ort und Stelle filtern“ oder „An einen anderen Speicherort kopieren“ wählen und im Feld „Kopieren nach“ eine Zelle angeben.
4. „Nur eindeutige Datensätze“ aktivieren und mit „OK“ bestätigen.

Schritt 3: Duplikate entfernen

Weil hier Daten dauerhaft gelöscht werden, rät Microsoft, den Bereich vorher auf ein anderes Arbeitsblatt oder in eine andere Arbeitsmappe zu kopieren.

1. Den Zellbereich markieren oder eine Zelle in der Tabelle anklicken.
2. „Daten“ → „Duplikate entfernen“ wählen (Gruppe „Datentools“).
3. Unter „Spalten“ festlegen, welche Spalten verglichen werden.
4. Mit „OK“ bestätigen. Excel meldet, wie viele doppelte Werte entfernt wurden und wie viele eindeutige Werte übrig sind.

Excel behält dabei das erste Vorkommen und löscht die übrigen. Ein Fehlgriff lässt sich sofort mit Strg + Z rückgängig machen.

Welche Spalten zählen?

Die ausgewählten Spalten bilden den Vergleichsschlüssel. Findet Excel dort ein Duplikat, wird die gesamte Zeile entfernt – auch mit allen anderen Spalten. Wer nur die Namensspalte auswählt, verliert deshalb womöglich Zeilen, die sich in anderen Spalten unterscheiden.