Outlook und Gmail: E-Mail-Vorlagen anlegen und Zeit sparen

Gmail: Vorlagen einschalten und anlegen

Vorlagen lassen sich laut Google nur am Computer aktivieren und verwenden.

1. Gmail öffnen, rechts oben auf „Einstellungen“ und dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“ klicken.
2. Oben „Erweitert“ wählen und neben „Vorlagen“ auf „Aktivieren“ klicken.
3. Unten auf „Änderungen speichern“ klicken.
4. Über „Schreiben“ eine neue Nachricht öffnen und den Vorlagentext eingeben.
5. Unten im Fenster auf das Dreipunkt-Menü → „Vorlagen“ → „Entwurf als Vorlage speichern“ → „Als neue Vorlage speichern“ klicken.

Eingefügt wird eine Vorlage im selben Menü unter „Vorlage einfügen“. Eine bestehende Vorlage änderst du über „Entwurf als Vorlage speichern“ → „Vorlage überschreiben“. Achtung: Gelöschte Vorlagen lassen sich laut Google nicht wiederherstellen.

Outlook: E-Mail-Vorlagen und „Meine Vorlagen“

Microsoft nennt für das neue Outlook für Windows, das klassische Outlook und Outlook im Web zwei Wege. Beide setzen ein gültiges Microsoft-365-Abonnement voraus.

1. Im Menüband „Start“ → „Neue E-Mail“ wählen und alle Inhalte der Vorlage eintragen, auch Empfänger, Betreff und Anlagen.
2. Im Menüband „Nachricht“ die Option „E-Mail-Vorlage“ wählen.
3. Einen Namen eingeben und „Speichern“ wählen.

Gespeicherte Vorlagen findest du in den Einstellungen unter „E-Mail-Vorlagen“, nach Konto sortiert.

So bleibt eine Vorlage sicher

• Alles, was sich pro E-Mail ändert, als Platzhalter in eckigen Klammern schreiben: [Name], [Datum], [Betrag].
• Keine festen Preise, Fristen oder Zusagen in Vorlagen, die sich ändern können – sonst verschickt man Veraltetes.
• Vorlagen einmal im Quartal durchsehen und Überholtes löschen.